Polityka samochodowa w firmie

Mamy już wyodrębniony dział Floty Samochodowej w firmie. Skompletowany został zespół ludzi, których zadaniem jest zarządzanie parkiem firmowych samochodów. Przygotowane zostały narzędzia komputerowe wspomagające obsługę. Kolejnym ważnym krokiem jest przygotowanie Polityki Samochodowej, określenie zasad współpracy wewnątrz firmowej i przygotowywanie profesjonalnych raportów dla Zarządu firmy.

Nie ma skutecznej recepty na uniwersalną politykę samochodową dla wszystkich firm. Natomiast jest wiele fundamentalnych zasad, które mają odniesienie do wszystkich firm posiadających samochody służbowe.

I tak przygotowywanie polityki powinniśmy rozpocząć od określenia głównych rozdziałów, których opracowywanie należy przeprowadzić we współpracy ze wszystkimi działami firmy, a w szczególności z działem personalnym, prawnym oraz handlowym.

Do głównych rozdziałów Polityki zaliczamy :

1. Wprowadzenie, obejmujące zakres polityki firmy dotyczącej pojazdów służbowych.
2. Podstawowe zasady, a w nich m.in.: sposób zakupu samochodów i ich wyposażenie, sposoby autoryzacji użytkowników, przekazywanie i zdawanie samochodów, określamy odpowiedzialność kierowców i firmy itp.
3. Użytkowanie samochodu służbowego do celów służbowych i prywatnych np.: zasady które w bardzo precyzyjny i szczegółowy sposób opisują co można, a czego nie można robić z samochodem służbowym.
4. Polisy ubezpieczeniowe, zakres ochrony ubezpieczeniowej, franszyza redukcyjna itp.
5. Zdarzenia losowe. Rozdział ten musi wyjaśnić co użytkownik jest zobowiązany zrobić na miejscu zdarzenia, kiedy powinien skorzystać z pomocy firm oferujących pomoc Assistance i krok po kroku wyjaśnić sposób postępowania przy likwidowania szkody.
6. Serwis. Zasady dotyczące serwisowania, napraw gwarancyjnych samochodów służbowych.
7. Samochód zastępczy

Treść polityki musi być bardzo jasna i klarowna. Nie może pozostawiać jakichkolwiek wątpliwości i nie może dawać użytkownikom możliwości jej dowolnej interpretacji. Zdarza się bowiem, iż dopiero kilkukrotne powtarzanie oczywistych wydawałoby się zasad przynosi zamierzony efekt. Dotyczy to zwłaszcza finansowego udziału kierowców w powstałych szkodach, zasad odkupu samochodów wycofywanych z eksploatacji, obowiązków spoczywających na użytkownikach oraz konsekwencji ich nie przestrzegania.

Należy pamiętać, iż nawet najstaranniej przygotowana polityka nie przyniesie zamierzonego efektu, jeżeli znajomością jej treści będzie się mógł wykazać jedynie dział floty. Dlatego też bardzo ważne jest zadbanie o to aby trafiła ona do wszystkich zainteresowanych. Znajomość jej treści powinna zostać potwierdzona pisemnym oświadczeniem użytkowników. Pomoże to nam w późniejszym egzekwowaniu zawartych w niej zasad.

Kontrola budżetu, sposoby przygotowywania raportów

Nikogo nie trzeba przekonywać o tym jak ważna jest informacja finansowa i jak duży może mieć wpływ na podejmowane decyzje a co za tym idzie rozwój firmy. Mając do dyspozycji specjalny program komputerowy umożliwiający nam łatwe wprowadzanie oraz przechowywanie danych, mamy możliwość tworzenia gotowych raportów, bądź w razie potrzeby przygotowywania własnych.

Zanim przystąpimy do sporządzania raportu, powinniśmy się zastanowić źródłem jakich informacji ma on się stać dla jego odbiorców. Należy w tym miejscu pamiętać, iż umieszczanie w nim zbyt dużej ilość informacji nawet jeżeli wydają się nam być niezbędne może zniechęcić do jego przeczytania i zrozumienia przedstawianych w nim danych. Pamiętajmy, iż adresatami naszych raportów są głównie dyrektorzy lub członkowie zarządu dla których najważniejszy jest wynik (informacja), a nie zawsze sposób w jaki go uzyskaliśmy. Oczywiście dla osób które będą chciały prześledzić cały proces przygotowywania raportu bądź analizy niezbędny będzie załącznik w którym znajdą się wszystkie informacje na podstawie których powstał raport. Zawsze musimy być przygotowani na wyczerpujące odpowiedzi na najbardziej wnikliwe pytania.

Załóżmy, że przygotowujemy raport dotyczący zużycia paliwa samochodów w oddziale firmy w Katowicach. W tym przypadku końcowy wynik stanowią:

• suma wartości transakcji paliwowych dokonanych przez poszczególnych użytkowników przyporządkowanych do centrum kosztowego „Katowice”,
• całość wydatków w oddziale,
• udział tych wydatków w założonym budżecie przypisanym dla tego oddziału.

Załącznikiem dla takiego raportu może być lista wszystkich transakcji poszczególnych użytkowników z podaniem daty, miejsca, rodzaju i ilości paliwa, a nawet godziny tankowania samochodu. Pozwoli to np. na szczegółową kontrolę wymienionych w raporcie osób przez kierowników danego regionu. Dzięki temu użytkownicy samochodów będą mieli pełną świadomość faktu, iż ich wizyty na stacjach paliw są kontrolowane bardzo uważnie i nic nie ujdzie uwadze Działu Floty, a z nieprawidłowości zostaną szybko rozliczeni. Zarząd firmy nie będzie miał wątpliwości, że w pełni panujemy nad zarządzaną flotą, a setki czy tysiące transakcji na stacjach paliw są pod naszą stałą kontrolą.

Przykład

Przykład raportu paliwowego:

Przygotowanie powyższego raportu dla firmy, która posiada nawet kilkaset samochodów nie zajmuje więcej niż 30 minut. Możliwe jest to dzięki systemowi komputerowemu (np. CARMEN) i wdrożeniu systemu kart paliwowych dla wszystkich użytkowników.

Tak przygotowany raport będzie stanowić źródło informacji dotyczących wykorzystania założonego budżetu miesięcznego. Może on zawierać wartości transakcji w rozbiciu na poszczególnych użytkowników.

Bardzo ważne jest aby ustalić wzory raportów i terminy ich przygotowywania. Ułatwi nam to ich analizę a regularne dostarczanie raportów potwierdzi nasz profesjonalizm i zaangażowanie.

W standardowym, cyklicznie przygotowywanym komplecie raportów powinny się znaleźć następujące elementy:

• raport paliwowy
• raporty szkodowości
• raport wydatków eksploatacyjnych

Współpraca z działem księgowym, zakupów, ewidencji środków trwałych